เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

อ.อภิรดี สนธิชัย

ในโลกที่เต็มไปด้วยความเร่งรีบและภาระหน้าที่ที่ทับถม การบริหารเวลา และ การจัดลำดับความสำคัญของงาน ถือเป็นหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้คุณสามารถรับมือกับความท้าทายต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณเคยรู้สึกว่ามีงานมากมายกองอยู่ตรงหน้าแต่ไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน หรือวันหนึ่งมี 24 ชั่วโมงไม่พอสำหรับทุกสิ่งที่คุณต้องทำ บทความนี้จะนำเสนอ เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงาน ที่จะช่วยให้คุณสามารถ บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และพิชิตเป้าหมายได้อย่างแท้จริง

ทำไมต้องจัดลำดับความสำคัญของงาน: หัวใจของการบริหารเวลา

หลายคนอาจคิดว่าแค่ลงมือทำงานไปเรื่อย ๆ ก็เพียงพอแล้ว แต่ในความเป็นจริง การทำงานโดยไม่ จัดลำดับความสำคัญของงาน อาจทำให้คุณเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น และละเลยงานที่สำคัญจริง ๆ ไป การเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการจัดลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณ:

• โฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุด: เมื่อคุณรู้ว่างานใดควรทำก่อน งานใดควรทำทีหลัง คุณจะสามารถทุ่มเทพลังงานและสมาธิไปกับงานเหล่านั้นได้อย่างเต็มที่ ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญสู่ การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

• ลดความเครียดและความสับสน: การเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดและรู้ว่าอะไรต้องทำเมื่อไหร่ ช่วยลดความกังวลและความรู้สึก overwhelmed ได้อย่างมาก ทำให้คุณสามารถ จัดการงาน ได้อย่างเป็นระบบ

• เพิ่ม Productivity: เมื่อคุณทำงานสำคัญก่อน งานก็จะมีโอกาสสำเร็จได้เร็วขึ้นและมีคุณภาพดีขึ้น ส่งผลให้ ประสิทธิภาพการทำงาน โดยรวมของคุณเพิ่มขึ้น

• บรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น: การจัดลำดับความสำคัญของงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาว จะช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงและประสบความสำเร็จได้ตามที่ตั้งใจ

เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานที่หลากหลาย: เลือกให้เหมาะกับคุณ

มีหลายเทคนิคที่สามารถนำมาใช้ในการ จัดลำดับความสำคัญของงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถเลือกใช้เทคนิคที่เหมาะสมกับลักษณะงานและสไตล์การทำงานของคุณ เพื่อให้ การบริหารเวลา ของคุณดียิ่งขึ้น

1. Eisenhower Matrix (Priority Matrix): เครื่องมือคลาสสิกเพื่อการบริหารเวลา

หนึ่งในเครื่องมือที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับการ จัดลำดับความสำคัญของงาน คือ Eisenhower Matrix หรือที่รู้จักกันในชื่อ Priority Matrix เทคนิคนี้แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท โดยพิจารณาจาก "ความสำคัญ" และ "ความเร่งด่วน" ซึ่งเป็นแก่นแท้ของการ บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ:

• สำคัญ & เร่งด่วน (Do It Now!): งานวิกฤตที่ต้องลงมือทำทันที เช่น งานที่มีกำหนดส่งใกล้เข้ามา ปัญหาฉุกเฉิน การให้ความสำคัญกับงานเหล่านี้ก่อนจะช่วยป้องกันผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์

• สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน (Schedule It!): งานที่สำคัญต่อเป้าหมายระยะยาว แต่ไม่มีความเร่งด่วน การวางแผนและจัดตารางเวลาสำหรับงานประเภทนี้ (เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การพัฒนาทักษะ) จะช่วยลดงานในหมวด "สำคัญ & เร่งด่วน" ในอนาคต และเป็นหัวใจสำคัญของการ บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

• ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน (Delegate It!): งานที่ดูเร่งด่วนแต่ไม่ได้มีความสำคัญต่อเป้าหมายหลัก มักเป็นงานที่เข้ามาขัดจังหวะ (เช่น การตอบอีเมลที่ไม่จำเป็น การประชุมที่ไม่มีประโยชน์) การมอบหมายหรือปฏิเสธงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและสามารถ จัดลำดับความสำคัญของงาน ที่สำคัญกว่าได้

• ไม่สำคัญ & ไม่เร่งด่วน (Eliminate It!): กิจกรรมที่ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์และมักจะทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ (เช่น การเล่นโซเชียลมีเดียมากเกินไป) การกำจัดงานในหมวดนี้ให้ได้มากที่สุดจะช่วยเพิ่มเวลาอันมีค่าให้กับคุณ

2. ABCDE Method: จัดลำดับตามตัวอักษร

เทคนิคนี้เป็นวิธีที่ง่ายและตรงไปตรงมาในการ จัดลำดับความสำคัญของงาน โดยการกำหนดตัวอักษรให้กับแต่ละงาน:

• A - Must Do: งานที่ต้องทำอย่างแน่นอน และส่งผลกระทบอย่างมากหากไม่ทำ นี่คืองานที่มีความสำคัญสูงสุดที่คุณต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก เพื่อให้ การบริหารเวลา เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

• B - Should Do: งานที่มีความสำคัญรองลงมา อาจมีผลกระทบหากไม่ทำ แต่ไม่รุนแรงเท่า A

• C - Nice to Do: งานที่ถ้าทำได้ก็ดี แต่ไม่มีผลกระทบหากไม่ได้ทำ

• D - Delegate: งานที่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้

• E - Eliminate: งานที่ไม่จำเป็นและสามารถตัดทิ้งได้

3. Two-Minute Rule: ทำทันที ถ้าใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที

กฎ 2 นาทีนี้เป็นเทคนิคที่ช่วยให้คุณกำจัดงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่มักจะค้างคาและกินเวลาไปโดยไม่รู้ตัว หากงานใดใช้เวลาทำไม่เกิน 2 นาที ให้ลงมือทำทันที ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมลสั้น ๆ การจัดเก็บเอกสาร หรือการล้างแก้วกาแฟ เทคนิคนี้ช่วยให้คุณเคลียร์งานเล็ก ๆ น้อย ๆ ออกไปได้อย่างรวดเร็ว ทำให้จิตใจปลอดโปร่งและสามารถโฟกัสกับ งานสำคัญ ได้อย่างเต็มที่ นับเป็นเคล็ดลับเล็กๆ แต่ทรงพลังในการ บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

สร้างวินัยเพื่อการบริหารเวลาที่ยั่งยืน

การมีเทคนิคที่ดีในการ จัดลำดับความสำคัญของงาน นั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่ง สิ่งสำคัญยิ่งกว่าคือการสร้างวินัยและนำเทคนิคเหล่านี้ไปปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของคุณ:

• วางแผนล่วงหน้า: ใช้เวลาสัก 10-15 นาทีในตอนเย็นของทุกวัน หรือในตอนเช้าตรู่ของทุกวัน เพื่อ จัดลำดับความสำคัญของงาน สำหรับวันถัดไป การวางแผนล่วงหน้าช่วยให้คุณเริ่มต้นวันได้อย่างมีทิศทาง

• หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking): แม้จะดูเหมือนช่วยประหยัดเวลา แต่การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจริง ๆ แล้วลด ประสิทธิภาพการทำงาน ลง โฟกัสกับงานทีละชิ้นจนกว่าจะเสร็จ แล้วค่อยไปต่อยังงานถัดไป

• เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ: บางครั้งการปฏิเสธงานที่ไม่สำคัญหรือไม่สอดคล้องกับเป้าหมายของเรา ก็เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อปกป้องเวลาอันมีค่าของคุณ และให้คุณสามารถ จัดการเวลา ได้อย่างแท้จริง

• พักผ่อนให้เพียงพอ: การทำงานหนักโดยไม่พักผ่อนจะลดทอนพลังงานและสมาธิ ทำให้ ประสิทธิภาพการทำงาน ลดลง การพักผ่อนอย่างเพียงพอเป็นสิ่งสำคัญต่อการ บริหารเวลา ที่ยั่งยืน

การ จัดลำดับความสำคัญของงาน เป็นทักษะที่สามารถฝึกฝนได้ และเป็นก้าวสำคัญสู่ การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันจะช่วยให้คุณสามารถจัดการกับภาระงานต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ ลดความเครียด และมีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งที่คุณรัก ขอให้คุณเริ่มต้นเส้นทางของการ บริหารเวลา และ การจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อชีวิตที่มีประสิทธิภาพและความสุขยิ่งขึ้น!

----------------------------------------------------

ขอรายละเอียดหลักสูตรฝึกอบรมการบริหารเวลา  >>> Click ที่นี่

ติดต่อ : Tel 083-645-4949, E-mail :info.pplearning@gmail.com

หรือ Line