หัวหน้างานกับเทคนิคการประชุมอย่างเหนือชั้น

หากเคยได้อ่านบทความเกี่ยวกับหลุมพรางการประชุมไปแล้วจะทำให้สนุกกับการนำเทคนิคการประชุมอย่างเหนือชั้นไปใช้ได้อย่างยอดเยี่ยมและเกิดประโยชน์สูงสุดทั้งสำเร็จมั่งคั่ง

แน่นอนว่าเทคนิคการประชุมอย่างเหนือชั้นนี้เป็นเรื่องที่มีประโยชน์มากกับหัวหน้างานที่มุ่งเน้นการพัฒนาตัวเองอย่างสม่ำเสมอ เป็นคุณแน่นอนเลยใช่ไหมคะ เพราะจะแก้ไขปัญหา พาสร้างสรรค์ในการประชุม และเพิ่มประสิทธิภาพ ขอเริ่มต้นจากการ

อุ่นเครื่องหรือเปิดใจ

 สำหรับการประชุมที่อาจมีผู้เข้าร่วมที่ไม่รู้จักกันหรือไม่เคยร่วมงานกันมาก่อน การเปิดใจจะช่วยให้การพูดคุย การแสดงความคิดเห็นเป็นไปอย่างราบรื่นในขณะที่ดำเนินการประชุม ส่วนคนคุ้นเคยอาจเริ่มจากเรื่องชีวิตประจำวัน ข่าวสาร หรือข้อคิดดีๆ ที่แลกเปลี่ยนมุมมองกันเพื่อคลายเครียดก่อนเปิดประเด็น

ผลัดกันเป็นประธาน 

ไม่งงใช่ไหมคะ เพราะในการประชุมหากมีประธานคนเดิมอาจสร้างบรรยากาศที่เบื่อหน่าย หรือคุ้นชินกับการประชุมได้ ดังนั้นการที่ผลัดกันเป็นประธานจะทำให้เกิดความตื่นเต้น และกระตือรือร้นของผู้เข้าร่วมประชุมแน่นอน เพราะเดาไม่ได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น สำคัญที่สุดคือทุกคนจะได้ฝึกการเป็นผู้นำพร้อมทั้งเรียนรู้ เข้าใจทั้งบทบาท ความรู้สึกของสมาชิกในทีมทีดี ย่อมส่งผลให้เกิดความรักสามัคคีกันได้อย่างดีมาก ถ้าจะให้สนุกมากขึ้นควรมีการจัดให้ทุกคนป้อนกลับ (Feedback) ข้อดีของประธานในแต่ละครั้ง จะสร้างพลังการพัฒนาทีมงานอย่างมีประสิทธิภาพ

จัดการคนไม่ตรงเวลา

การไม่ตรงเวลาเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเสมอจนกลายเป็นเรื่องปกติที่ไม่ปกติ ด้วยความที่เราเป็นคนไทยที่เห็นอกเห็นใจ ทำให้สิ่งเหล่านี้ที่สำคัญกลายเป็นไม่สำคัญ ด้วยพฤติกรรมการเลียนแบบ จากสาย 1 คน เป็น 2,3,4 จนกลายเป็นควบคุมไม่ได้ หรือเป็นข้ออ้างให้หลายคนที่มาก่อนบอกว่าไม่เห็นมีใครมาก็เลยกลับไปทำงานก่อน ฯลฯ สิ่งที่ควรปรับเปลี่ยนเพื่อให้ความสำคัญนั้นศักดิ์สิทธิ์ เราอาจนำวาระสำคัญสุดเริ่มก่อน เริ่มต้นประชุมให้ตรงเวลาหรือก่อนเล็กน้อย คนที่มาสายก็ให้มีหน้าที่บันทึกการประชุม หรือควบคุมเวลาประชุม ฯลฯ เมื่อทำบ่อยๆ ให้กลายเป็นปกติ ความปกติจะกลับมา ความมีวินัยจะเกิดขึ้น

ต่อยอดความคิดต่าง

การประชุมคือการระดมสมองเพื่อสรุปมติร่วมกัน ดังนั้น ความคิดหรือมุมมองที่แตกต่างเป็นสิ่งสวยงามที่ทำให้เกิดการต่อยอดทางความคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากเราสามารถทำให้ทุกคนกล้าแสดงความคิด พิชิตความกลัว กังวลได้ มันคือความมหัศจรรย์ทางความคิดจริงๆ ประเด็นสำคัญที่ต้องกำหนดคือหัวข้อในการประชุมต้องชัดเจนพร้อมมีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เป็นแก่นในการระดมสมอง ผลลัพธ์คือ จะมีความคิดต่าง ทางเลือกหลากหลาย มุมมองการสนับสนุนซึ่งกันและกัน แล้วเกิดเป็นทางเลือกร่วมกันของทีมงานที่เป็นมติที่ลงตัวแน่นอน

มอบหมายงานตามความถนัด

มติการประชุมคือจุดเริ่มต้นของการทำงาน สิ่งสำคัญที่สุดขณะที่ทุกคนนำเสนอแนวคิดหรือคัดค้านกันนั้น  หากเราฟังถึง ความเชื่อ ประสบการณ์ คือคุณค่าที่แต่ละคนมีอย่างชัดเจน จะทำให้เราสามารถแจกงานได้ทันทีเป็นกรอบไว้ในใจก่อน แล้วนำการประชุมต่อด้วยการขออาสาสมัคร ขอความคิดเห็น หากสิ่งที่เราคิดไว้ใช่ หรือตรงกันบ่อยๆ จะทำให้เราเห็นรูปแบบการตัดสินใจของคนได้ดีมากขึ้น ประโยชน์ที่ได้คือการมอบหมายงานที่ตรงใจ ตรงความถนัดของทีมงาน จะช่วยให้ผลงานออกมาดี มีความสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยม

อ่านมาถึงตรงนี้พอได้เทคนิคการประชุมเพิ่มขึ้นแล้วอาจมีหลายข้อตรงกับสิ่งที่ทำอยู่ก็ขอแสดงความยินดีด้วยค่ะ หากมีข้อไหนที่อยากพัฒนาเพิ่ม ลองกำหนดเป็นเป้าหมายแล้วฝึกฝนจะทำให้เราพบกับ Smart Meeting ในแบบของตัวเองที่สร้างคน สร้างผลงาน และสร้างความมั่งคั่งในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

อาจารย์สุณิชชา ชอบชัย

ที่ปรึกษา และโค้ช

สถาบัน PP LEARNING

www.pplearning.com