หัวหน้างานกับหลุมพราง (กับดัก) ของการประชุม

                จากประสบการณ์ในการทำงานแล้วหัวหน้างานที่ดี เก่ง คงหนีไม่พ้นที่ต้องพบเจอกับวาระการประชุมที่หลากหลายทั้งเป็นผู้ดำเนินการประชุม หรือผู้ร่วมประชุม จนหลายครั้งได้ยินคำว่า “รับจ้างประชุม” กันบ่อยๆ เหมือนเป็นตลกร้าย เพราะเป็นมันคือการพูดเล่นที่เป็นความจริง 100% ยิ่งตำแหน่งที่สูงขึ้น จำนวนรอบการประชุมก็เพิ่มมากขึ้น  เพราะที่ใดมีการทำงานมากกว่าสองคนขึ้นไปย่อมต้องมีประชุมอย่างแน่นอน บทความนี้จึงขอนำเสนอหลุมพราง (กับดัก) การประชุมที่พบบ่อยของหัวหน้างาน

วาระเสริมมากกว่าวาระหลัก             

ตอนกำหนดการประชุมเกิดจากความงดงามด้วยกำหนดการ วาระที่ชัดเจน พร้อมวัตถุประสงค์การประชุม แต่พอเริ่มดำเนินการประชุมไปแล้วสิ่งที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งมักไม่เป็นไปตามนั้น ผันแปรไปเป็นวาระเสริมที่ค้างกันมา หรือประเด็นใหม่ที่เป็นโอกาสมากมายจากสมาชิก ทำให้อารมณ์ร่วมในการประชุมเปลี่ยนไป สุดท้ายก็มีข้อจำกัดเรื่องเวลามาทำให้จบการประชุม

หนังคนละเรื่องเดียวกัน                       

ด้วยความคิด ความเชื่อ และประสบการณ์ในเรื่องเดียวกันที่มีความแตกต่าง จึงมีโอกาสเกิดเหตุการณ์แบบนี้ได้ง่ายมาก ซึ่งก็เป็นปกติที่สามารถเกิดขึ้นได้กับคำว่าความเห็น หรือมุมมองไม่ตรงกัน เพราะเรื่องเดียวกันเช่นยอดขายตก มีผลกระทบกับส่วนงานต่างๆไม่เหมือนกัน ด้วยบริบทที่ต่างกันจึงทำให้ทุกคนหันไปมองที่ผลกระทบกับส่วนงานตัวเองเป็นสำคัญนั่นเอง

เป็นห้องค้นหาข้อมูลอดีต                     

เมื่อต้องเข้าประชุมทุกคนจะเตรียมข้อมูลในอดีตกันไปอย่างครบครัน ดูเหมือนจะมีความพร้อมดีมาก  แต่สิ่งเห็นบ่อยครั้งคือ การนำเอกสารไปอ้างอิงถึงความบริสุทธิ์ของตัวเอง ว่า “ข้าไม่ผิด ข้าทำครบถ้วน” อ้าวแล้วใครกันที่ผิด  ฮาไม่ออกกับคนที่เหลือ หรือคนไม่พร้อมนั่นเอง เมื่อคุยอดีต ปัจจุบันก็ไม่มีใครสนใจสถานการณ์จริง สิ่งที่ต้องการแก้ไขในอนาคตก็น่าจะมืดมน

นั่งหายใจทิ้งรอเวลา                             

หลายครั้งเคยได้ยินคำว่า “ฉันไม่เห็นเกี่ยวเลยให้มานั่งทำไม”  แล้วสิ่งที่เกิดขึ้นก็ทำหน้าที่เป็นผู้ฟังที่ดี คือฟังอย่างเดียว ไม่มีความคิดเห็นหรืองดการมีส่วนร่วม ทำให้บรรยากาศการประชุมโดยรวมเริ่มเปลี่ยนแปลง และคนที่รู้สึกไม่มีส่วนร่วมก็จะเสียทั้งงาน เวลา อารมณ์ ตลอดช่วงเวลา

ทำให้คนดีมีผลงานเริ่มถอดใจ             

มีการแสดงหรือโชว์เกิดขึ้นมากมายในสถานที่แห่งนี้ เพราะภาพรวมดูว่าทุกคนจะตั้งใจ มุ่งมั่นมากในการแสดงความคิดเห็น  แต่ก็นั่นแหละสิ่งที่เกิดขึ้นคือทุกเรื่องทิ้งไว้ในห้องประชุม แล้วก็เดินออกมทำงานตามปกติเพราะงานที่กองอยู่บนโต๊ะสำคัญมากกับเวลาที่หายไปนั่งประชุม สุดท้ายเรื่องที่รับมาก็อาจหลงลืมไป หรือให้ความสำคัญลดลงตามกาลเวลา แล้วก็มีคำสรุปสวยๆ ในการประชุมครั้งถัดไปว่า “อยู่ระหว่างการดำเนินงาน” ส่วนคนดีๆที่เห็นแบบนี้บ่อยครั้งก็เริ่มถอดใจไปเป็นพวกซะเลย

ทำงานในที่ประชุม                               

เมื่อมีชื่อเข้าประชุมทั้งวันตั้งแต่เช้าจรดเย็น เห็นอนาคตตัวเองแล้วว่าวันนี้ไม่มีโอกาสได้ทำงานแน่ๆ 4 ประชุมเกี่ยวกับเขาหมด อดไม่ได้ที่จะคิดแผนการแยบยล บริหารงานและเวลา 555 ใครเคยทำจะทราบดีว่ามีเทคนิคมากมาย (แอบยิ้มเชียว) แรกๆ ก็อาจใช้ช่วงเวลารอคน หรือเบรก  พอทำบ่อยๆเข้าความเนียนเริ่มมากขึ้น ขณะที่ถกประเด็นหรือรอสรุปจากสมาชิก ก็แอบคิดงาน ตรวจงาน (อะแฮ่ม)  ในที่สุดเทคโนโลยียุคนี้อำนวย ทั้งโทรศัพท์ โน้ตบุ๊ก  สนุกกันเลย  ยามใดสายตาประธานที่ประชุมหันมาเห็นก็เนียนได้อีก ทำเป็นบันทึกการประชุมอย่างตั้งใจ แอบสลับไฟล์ไปมา

แค่นี้ก่อนนะคะสำหรับวันนี้ ยิ่งเขียนยิ่งสนุก เพราะมีอีกหลายเรื่องที่อยากเขียน แต่สิ่งสำคัญที่สุดในฐานะหัวหน้างานสิ่งที่ต้องยึดมั่นคือ พัฒนาตัวเอง และทำเป็นตัวอย่าง หากเราฝึกแบบใดเราจะเป็นสิ่งนั้น และสำคัญสุดทีมงานของเราก็จะเป็นเหมือนเราในที่สุด 

เชื่อว่าทุกคนอ่านแล้วได้แง่คิด สะกิดใจเพื่อที่เราจะไม่เป็น ไม่ฝึกเรื่องที่เป็นกับดักให้เป็นอุปนิสัยของเราจริงไหมคะ เรียนรู้เพื่อเห็นและเลือกเป็นหัวหน้างานที่ดีความสนุกกับการประชุมกันดีกว่า

บทความอืื่นๆ เกี่ยวกับหัวหน้างาน

 https://goo.gl/sPTtVa

อาจารย์ สุณิชชา ชอบชัย

โค้ช ที่ปรึกษา

www.pplearning.com